Manajemen Waktu
Apakah anda selalu merasa kehabisan waktu dan anda tidak sanggup melaksanakan apa yang dijadwalkan?
Apakah anda selalu merasa bahwa anda tidak mempunyai cukup waktu untuk diri sendiri?
Apakah anda merasa bahwa anda hidup dan bekerja di lingkungan yang penuh tekanan tanpa hasil positif?
Jika tanggapan untuk salah satu pertanyaan di atas yakni YA, maka sudah saatnya untuk mengubah hidup anda dan mulai menghabiskan waktu anda dengan bijaksana dan efisien. Anda harus berjanji pada diri anda sendiri bahwa anda akan menjadi lebih terorganisasi dan fokus pada tujuan anda dan bahwa anda akan memakai waktu untuk kebaikan anda sendiri.
1. Menguasai daftar hal-hal yang harus anda lakukan (to-do lists)
To-do lists yang baik dan efisien haruslah meliputi tugas-tugas dan kegiatan anda dikala ini serta tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Untuk setiap item dalam daftar, anda harus menentukan kapan dan berapa banyak waktu yang anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Tugas yang berulang sanggup direncanakan untuk hari-hari tertentu di mana anda mempunyai waktu yang tepat untuk menyelesaikannya.
Anda dihentikan meremehkan pentingnya perencanaan tugas-tugas anda. Sebuah planning yang baik dan akurat sanggup memperlihatkan anda kontrol yang besar dari waktu anda. Anda harus menyadari apa yang terpenting bagi anda dan menempatkannya pada urutan atas di daftar anda.
2. Buat planning SMART (Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline)
Rencanakan kiprah yang paling sulit di awal setiap ahad sehingga anda akan lebih santai menjelang selesai ahad dan sebelum selesai pekan. Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan di awal ahad (Senin atau Selasa), sementara tugas-tugas yang lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan minggu, dan mendekati selesai ahad (Kamis dan Jumat) waktu anda sanggup sedikit lebih bebas dan santai alasannya di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan stres sebagai akhir dari pekerjaan di hari-hari sebelumnya.
3. Belajarlah untuk mengatur prioritas anda
Anda harus berguru bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas anda. Tugas yang paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi anda dihasilkan dengan melaksanakan 20 % perjuangan anda. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan tugas-tugas penting anda untuk mencapai hasil yang tidak signifikan.
4. Kunci administrasi waktu yang sukses yakni delegasi
Kunci sukses administrasi waktu yakni delegasi. Jangan mencoba untuk menuntaskan semua kiprah sendirian. Kenali mana kiprah yang sanggup diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini yakni satu-satunya cara dimana anda sanggup mempunyai waktu yang diharapkan untuk menangani tugas-tugas yang benar-benar penting bagi anda. Pada dikala yang sama, apa yang anda pilih untuk dikerjakan, lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu alasannya mengerjakan pekerjaan berulang. Pengalaman memperlihatkan bahwa waktu yang anda perlukan untuk mengulang pekerjaan anda akan lebih banyak dihabiskan dibanding waktu yang anda perlukan untuk mengerjakan pekerjaan secara benar dari awal. Delegasi yakni seni yang sanggup memperlihatkan banyak manfaat bagi orang-orang yang harus melaksanakan banyak kegiatan.
5. Jangan takut untuk menyampaikan ‘TIDAK’
Anda harus berguru untuk sekali-sekali menyampaikan TIDAK dan menolak tugas-tugas yang tidak sanggup anda lakukan. Jika anda kehabisan waktu dan merasa stres, maka lebih baik untuk menolak undangan pergi makan siang atau makan malam keluarga. Anda harus menyadari bahwa anda tidak dalam kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam sekejap. Anda harus berguru untuk menentukan kiprah yang anda benar-benar ingin lakukan atau yang perlu diselesaikan.
6. Membagi kiprah yang panjang dalam kegiatan yang lebih kecil
Teknik lain yang akan membantu anda dalam administrasi waktu yakni dengan memecah tugas-tugas panjang yang biasanya anda tidak ingin melakukannya atau terlalu sulit menjadi beberapa kegiatan yang lebih kecil dan lebih gampang dikelola. Ini akan mengelola baik stres maupun waktu anda. Anda misalnya, sanggup meluangkan waktu 10 menit setiap hari untuk bekerja pada kiprah yang tidak menyenangkan atau panjang. Dengan memakai pendekatan ini, secara sedikit demi sedikit anda akan mempunyai beberapa kemajuan, anda akan merasa lebih baik dan pada jadinya anda akan sanggup menuntaskan aktifitas dengan cepat daripada terus menerus menunda hal tersebut.
7. Perfeksionisme membutuhkan waktu
Anda harus mencoba menghindari kesempurnaan. Berkutat tanpa selesai dalam mencari kesempurnaan untuk hal-hal sepele yakni buang-buang waktu dan tidak akan memperlihatkan anda cukup waktu untuk menangani tugas-tugas yang lebih mempunyai kegunaan dan mungkin lebih menyenangkan.
8. Kenali waktu dimana anda lebih produktif
Adalah normal bahwa kinerja Anda tidak sama sepanjang waktu. Ada saat-saat dimana anda lebih produktif sementara di dikala lain produktivitas anda menurun alasannya banyak sekali alasan. Fase ini sanggup terjadi pada hari yang sama. Dengan perkiraan bahwa anda bekerja 8 jam sehari, ini memberi anda sekitar 1.800 jam kerja per tahun. Temukan periode waktu dimana anda lebih produktif dan di dikala tersebut cobalah untuk menangani kiprah yang paling sulit.
9. Cobalah untuk tidak menunda hal-hal untuk nanti
Anda perlu berguru untuk mengatasi setiap kiprah dan problem ketika perlu ditangani. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, alasannya di bawah tekanan waktu anda lebih mungkin untuk melaksanakan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah.
10. Hindari hal-hal yang sanggup mengalihkan perhatian anda
Selama jam kerja, cobalah untuk menemukan saat-saat di mana tidak ada yang sanggup mengganggu anda melaksanakan aktivitas. Jika anda mempunyai kebijakan pintu terbuka, anda mungkin harus menutupnya sesekali. Jika seseorang tiba ke kantor anda ketika anda mempunyai kiprah yang harus diselesaikan, tolaklah secara lembut permintaannya dan jadwalkan waktu lain untuk bertemu dengan mereka.
12. Jangan lupa diri anda sendiri
Ketika anda membuat rencana, jangan lupa menyertakan kegiatan yang berkaitan dengan kesenangan dan waktu istirahat untuk anda sendiri. Selama waktu ini, pastikan bahwa anda benar-benar berhenti dari pekerjaan anda, santailah dan isi ulang baterai anda. Jika diharapkan cobalah untuk tidur selama setengah jam dan selama waktu itu lakukan sesuatu yang anda sukai dan menciptakan anda tenang. Setengah jam memang tidak menciptakan perbedaan dalam tidur anda, tetapi sanggup memperlihatkan kepuasan dan mempersiapkan anda lebih baik di hari berikutnya. Beri penghargaan untuk diri anda sendiri ketika anda berhasil menuntaskan pekerjaan yang melelahkan.
12. Menganalisa dimana anda menghabiskan waktu anda
Untuk sanggup mengoptimalkan waktu anda lebih baik, anda harus terlebih dahulu memahami di mana anda menghabiskan waktu anda. Untuk melaksanakan itu, anda sanggup memakai log (catatan rekaman) untuk merekam acara anda. Anda harus melaksanakan itu selama 2-3 minggu. Dalam log, anda harus mencatat semua yang anda lakukan per jam ketika anda terjaga, berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk setiap tugas, aktivitas, pertemuan dan berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk istirahat dan tidur. Setelah anda mempunyai info ini di log, anda sanggup mulai menganalisa di mana anda menghabiskan waktu anda dan buatlah perubahan yang diharapkan untuk mengoptimalkan waktu anda. Anda harus fokus pada kegiatan yang paling penting untuk diselesaikan. Hindari kegiatan atau kiprah yang tidak memperlihatkan nilai tambah. Sebagai contoh, sesudah dilihat pada log anda, anda melaksanakan pengecekan email sebanyak 10 kali dalam sehari; anda harus meminimalkan menjadi hanya beberapa kali per hari.
13. Selalu rencanakan waktu untuk kegiatan tak terduga
Masukkan dalam planning anda waktu ekstra untuk tugas-tugas dan kegiatan tak terduga. Revisi planning anda secara teratur dan alokasikan waktu untuk kegiatan tak terduga. Hal-hal yang beresiko akan memakan waktu anda contohnya problem dengan PC anda, dan miliki solusi alternatif yang untuk mengatasinya.
Manajemen waktu yakni suatu keterampilan yang memerlukan waktu untuk menguasainya sehingga mulailah bekerja dengannya! Pada akhirnya, administrasi waktu akan memberi anda waktu suplemen yang anda butuhkan untuk sanggup menikmati apa yang paling penting bagi anda dan mengubah hidup anda menjadi lebih baik.
Taufik Septiyan M - ARL 51
Sumber http://balazdy.blogspot.com/
